05 julho 2014

Sobre o Arquivo Municipal

Apresentação, objetivos, atendimento, serviços e condições de consulta

​APRESENTAÇÃO 

O Arquivo Municipal de Évora coloca à disposição dos seus utilizadores uma abordagem à sua base de descrição documental, ​na intranet da Câmara. O utilizador tem à sua disposição uma lista de classificação documental, que lhe permite fazer pesquisas selecionando a unidade arquivística que pretende.
Em relação à sua função​ patrimonial, o Arquivo Municipal de Évora, custodia, preserva e disponibiliza aos seus utilizadores internos e público em geral, um acervo que, em 2008, é equivalente a 3000 metros lineares. Anualmente, recebe cerca de 30 metros lineares.
Tal documentação, proveniente das mais diversas secções da inst​ituição, possui uma cronologia compreendida entre 1835 e 20​08.

O Arquivo Municipal de Évora, detém ainda uma significativa coleção de legislação: 
          - Legislação portuguesa, compreendida entre 1823 e 1910 
          - Diários do Governo entre 1866 e 1976 
          - Diários da República de 1977 a 2006
Esta legislação está disponível para consulta.

​​Existe um Catálogo online disponível no DocWindow, a que qualquer utilizador interno dos Serviços da Câmara Municipal poderá aceder. Os utilizadores externos deverão dirigir-se ao serviço de atendimento do Arquivo, onde o funcionário lhe disponibilizará a informação.  Dispomos ainda de um serviço de fotocópias, digitalização e microfilmagem.

CONTACTO E ATENDIMENTO 

Arquivo Municipal de Évora
Rua D. Isabel
7004-506 Évora
Telefone: 266 777000
Fax: 266 702950
​Horário: Das 09h00 às 12h30 e das 14h00 às 17h30. Aberto todos os dias úteis, exceto feriados.

Serviço Responsável:
DCP – Divisão de Cultura e Património, Câmara Municipal de Évora
Chefe de Divisão: Dra. Cármen Almeida​
Endereço: Praça do Sertório 7004-506 ÉVORA
Tlf.: 266 777000 – Ext.: 1651
Email: cmevora@cm-evora.pt​​



SERVIÇOS DO ARQUIVO MUNICIPAL

Serviço Educativo
O Arquivo da Câmara Municipal de Évora está a desenvolver um conjunto de ações utilizadas não só para rentabilizar e valorizar um trabalho de recolha e tratamento da sua documentação, mas também para proporcionar momentos de contacto direto com a “História Viva” local. 
Este serviço pretende também mostrar as áreas técnicas do Arquivo, o circuito da documentação dentro do edifício – Receção e Triagem, Pré-arquivagem, Conservação Digitalização e Microfilmagem e o circuito do utilizador - do hall de entrada à Sala de Leitura.
Para o ano letivo de 2013-2014, pretende-se ainda dar a conhecer as profissões, que se calhar não são muito vulgares, mas que são as dos nossos profissionais, Técnico Superior de Arquivo, Técnico Profissional de Arquivo, Técnico Profissional de Microfilmagem e Assistente Técnico, através do atelier “À Descoberta das Profissões” com o qual se pretende potenciar junto dos mais pequenos uma primeira aproximação ao mundo das profissões.
Para terminar propomo-nos dar a conhecer o Arquivo através de uma conversa informal onde definimos o que é um arquivo, quais as suas funções e fundos, seguindo-se a sua exploração, de forma a mostrar o que guarda e faz um arquivo, dando a conhecer a importância das fontes primárias no desenvolvimento da plena cidadania, como complemento da sua formação curricular.

 Serviço de Digitalização e Microfilmagem
​O Serviço de Digitalização e Microfilmagem desenvolve um projeto de digitalização e microfilmagem no âmbito do controlo, gestão e recuperação da informação.
Numa 1ª fase, este projeto atendeu apenas a digitalização e/ou microfilmagem dos processos individuais dos funcionários que são diariamente consultados e requisitados pelo serviço de pessoal da Câmara Municipal de Évora, bem como de alguns documentos de interesse relevante e histórico. Numa segunda fase, visa contemplar os projetos de obras municipais. A implementação do Projeto de digitalização e/ou microfilmagem pretende atingir os seguintes objetivos:
  • Facilitar o acesso à informação;
  • Otimizar​ o processo de reprodução dos documentos, substituindo a fotocópia tradicional pela digitalização, sem haver necessidade de aceder ao original;
  • Garantir segurança e integridade do património documental, evitando a manipulação dos originais;
  • ​Serviço de Arquivística 

Serviços de Arquivística
Pode encontrar em baixo, nos documentos associados, o Guia do utilizador, o Regulamento do Arquivo e a Minuta de Guia de Remessa para entrega de documentação.

Serviço de Preservação e Conservação do Arquivo Municipal de Évora​
O Arquivo da Câmara de Évora tem as seguintes áreas para Preservação e Conservação da documentação que detém à sua guarda: 
  • Higienização: na sala de depósitos do rés-do-chão existe um espaço para a limpeza das coleções. Cabe aqui fazer a higienização, preservação preventiva por excelência, de todo o espólio documental que dê entrada no Arquivo Municipal de Évora. 
  • Acondicionamento: a preservação do acervo documental faz-se também através do acondicionamento dos documentos. O acondicionamento, além de fornecer um suporte físico, funciona também como proteção contra agentes de degradação externos. As escolhas tomadas e a metodologia utilizada influenciam fortemente a preservação pelo que tentamos arranjar as soluções e tipo de materiais mais adequados.
  • Digitalização: a digitalização, transferência de suporte, converte um suporte físico num formato digital. Esta prática de conservação preventiva permite um acesso visual múltiplo e simultâneo à informação, a impressão, envio por mail rápido a baixos custos, facilidade e qualidade no acesso à informação, poupando assim os documentos originais ao manuseamento excessivo.
  • Microfilmagem: com este tipo de suporte podemos melhorar o acesso dos documentos, reduzindo o desgaste físico que o manuseamento direto pode causar ao documento original.

Serviço de Avaliação, Seleção e Eliminação
Os diversos serviços da Câmara Municipal de Évora produzem e acumulam anualmente milhares de documentos que necessitam ser submetidos a uma rigorosa gestão arquivística. Assim, o Arquivo Municipal de Évora promove a aplicação de procedimentos técnicos normalizados de avaliação, seleção e eliminação de documentos para determinação do valor documental e para efeitos de conservação permanente ou eliminação findos os respetivos prazos de conservação administrativa.
A avaliação, seleção e eliminação dos documentos das Autarquias Locais encontram-se regulamentada pela Portaria 1253/2009 de 14 de Outubro. Assim, são definidas as seguintes estratégias:
  • Coordenar a avaliação, seleção e eliminação da documentação;
  • Proceder à avaliação de documentação acumulada e à seleção da documentação de conservação definitiva ;
  • Criação de relatórios de avaliação e reencaminhamento à DGARQ para eliminação de conjuntos documentais não referidos na Tabela de Seleção anexa à Portaria 1253/2009;
  • Coordenar o processo de eliminação documental dos documentos sem reconhecido valor arquivístico.

​CONDIÇÕES DE CONSULTA

As espécies podem ser consultadas pelos funcionários da Câmara Municipal, mediante preenchimento de requisição de leitura.
Os leitores externos poderão consultar a documentação existente em Arquivo, depois de prévia autorização superior.

O Arquivo como é a “consciência histórica” da Administração, devendo atender fundamentalmente às necessidades desta, disponibiliza a sua documentação a todos os funcionários na Sala de Leitura, para o que apenas é exigido o preenchimento de requisição (fornecida no próprio Arquivo) em que deverá referir a documentação desejada e serviço requisitante. Mas, como lhe cabe também captar as potencialidades do seu acervo e proporcionar à comunidade que o cerca a possibilidade de as aproveitar, é também dada a oportunidade a qualquer utilizador externo de usufruir dos seus serviços. Para esse fim deverá solicitar autorização superior por escrito.

NOTA: pode encontrar o requerimento "tipo" nos documentos em anexo.